Recuerdo el día en que desperté mi mentalidad emprendedora. Como muchos empresarios, llegué a un estancamiento luego de un crecimiento acelerado. Entonces entendí que gestionar una empresa no sólo radica en tener más clientes, sino en entender que, a medida que atendamos más operaciones o servicios, las dificultades irán apareciendo, y el no haberlas previsto, significarán un duro golpe al cierre del mes.
Alguna vez te preguntaste ¿por cuántos procesos ha pasado la pizza que acabas de consumir? o ¿cuántas personas debieron de interactuar para que disfrutes del último estreno en cartelera?
Entendamos que hablar de gestionar operaciones, no sólo se enmarca en la “producción”. Las operaciones son consideradas actividades que generan valor en forma de servicios y bienes, a través de la transformación de requerimientos de clientes en productos y por supuesto, en compradores satisfechos.
¡A gestionar en 10 pasos!
- Define el proceso que desempeñas para prestar un servicio o producir un bien. Puedes hacer uso de instrucciones detalladas y/o flujogramas de trabajo, los mismos que te darán una representación más visual y entendible.
- Define qué equipos, materiales e insumos, vas a necesitar para poder producir el bien o servicio. Podrías construir un cuadro como el siguiente:
| Proceso (colocar el flujograma) | Equipo y/o Maq. | Materiales | Insumos | Muebles | Proveedor |
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Al utilizar esta herramienta, no olvidarás ningún detalle, ya que te ayudará a completar la información para cada proceso.
- Construye una distribución de áreas o lay-out, tomando en cuenta la ubicación de todos los requerimientos que identificaste en el paso anterior. Para poder lograr esto puedes utilizar el programa Visio de Microsoft o si deseas construir en línea, puedes ingresar a la página web www.lucidchart.com.
Recuerda que, al momento de distribuir las áreas, deberás de definir un flujo de operaciones (en I, U, C, T o en X), dependiendo del espacio con el que dispongas.
- Implementa lo antes planificado, trata de ceñirte a la distribución que lograste diseñar y corrobora que todo se encuentre de acuerdo a lo solicitado.
- Una vez que ya lograste mejorar las instalaciones en distribución y forma, prepara un organigrama, determina y construye fichas de puesto, en las cuales establecerás a detalle, cuáles son las funciones que el personal debe desempeñar en los puestos que has considerado para tu empresa.
- Mide el tiempo necesario para la realización de cada operación y distribuye al personal acorde a sus capacidades, ubicando a cada uno en la mejor área de desempeño que consideres.
- Realiza pruebas piloto o comúnmente llamadas marchas en blanco, en lo posible haciendo uso del 100% de la capacidad que tienes en tu negocio, estas pruebas lograrán determinar los puntos débiles a mejorar.
- Construye acciones correctivas para las oportunidades de mejora identificadas e impleméntalas, este será el inicio de un proceso de mejora continua que deberás de llevar a acabo constantemente.
- Llegó el momento de diseñar indicadores que logran medir el desempeño de las operaciones, acorde a los objetivos que deseas alcanzar.
- 10. Y para terminar con esta organización, nunca te olvides de realizar siempre el seguimiento respectivo y actuar en el momento en el cual las operaciones no se estén realizando como las planificaste
Realiza correctamente las operaciones de tu empresa y conviértelas en tu principal ventaja competitiva, verás pronto los resultados, reflejados en el incremento de las ganancias. Te invito a estudiar una de las carreras profesionales de nuestra Escuela de Gestión y Negocios: Administración de Empresas, Administración de Negocios Bancarios y Financieros y Contabilidad.
¡Tú también!
Jorge Vega Rosales
Docente de la Escuela Profesional de Gestión y Negocios del Instituto Continental. Ingeniero consultor especialista en operaciones, gestión logística y administración estratégica. Experto en implementación de procesos industriales y líneas de procesamiento, planeamiento y control de la producción; diseño de planes de negocio, diseño de productos y almacenamiento. Realiza auditorías operativas a nivel nacional.